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云南师范大学行政公文处理规定

为做好公文处理工作,使公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》和《云南省人民政府办公厅电子公文运转规范》、《云南省人民政府办公厅关于进一步规范公文报送工作的通知》、《云南师范大学行政工作制度》,特制定本规定。

一、行文要求

(一)各单位要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关系。对自己的上级单位要用上行文;对自己所属的下级单位要用下行文;对同级单位和不相隶属的单位要用平行文。应该使用上行文的,不能使用下行文或平行文,反之亦然。

(二)各单位要对自己的行文负责。行文的事项必须在本单位的职权范围之内,不属于自己职权范围内的事项不要行文。

(三)行文必须从实际出发,要有需要解决的问题。坚持非行文不可才行文的原则,对那些内容不成熟的、内容重复的、可发可不发的公文,坚决不发;要减少例行性、事务性公文。

(四)要严格控制以校党委和校行政名义的发文。属于涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文,以校党委或校行政名义行文;属于各单位日常业务工作和职权范围内的事项,应由各单位自行发文或者几个同级单位联合发文。

(五)在一般情况下,不应越过自己的直接上级单位而向更高一级的上级单位行文,以免扰乱正常的领导关系和工作秩序。如果确有必要向上越级行文时,应同时抄报被越过的直接上级单位。

(六)报请性的或需要对方办理、答复的公文,主送机关一般写一个。如属于校党委职权范围内的事项,应向校党委请示或报告;属于校行政职权范围内的事项,则向校行政请示或报告。受双重领导的单位上报公文时,应根据公文的内容,选择其中一个为主送单位,另一个为抄报单位。不要多头主送,以免造成多头答复等现象。

(七)在一般情况下,请求请示、批准事项时,应主送给上级单位,不要向领导同志个人主送。要坚决克服一文向几个领导同志主送的现象。请示在主送上级单位的同时,不要向同级或下级单位抄送。

(八)如果确有必要,两个或两个以上的单位可以联合行文,但联合行文的各方必须是同级单位。联合行文时主办单位排列在前,并只标注主办单位的发文字号。

(九)要依据发文单位和主送单位的隶属关系、发文单位的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围,正确选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”;下级就某一事项向上级请求指示、批准时用“请示”;上级答复下级的“请示”用“批复”;向上级主管部门请求批准用“函”。

 

二、公文书面格式

(一)公文的书面格式是公文书面项目的结合,包括文头部分、行文部分和文尾部分。

(二)文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级、紧急程度和签发人姓名组成。

1、版头是发文单位的标志,用红色套印。版头的结构方式一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”构成,如“中共云南师范大学委员会文件”、“云南师范大学文件”。

2、发文字号由发文单位代字、年度和顺序号三部分组成。学校行政发文为:

1)学校决定和需要与学校名义下发的文件:云师大〔20031号;

2)职能部门工作类:云师大教字〔20031(教学工作), 云师大科字〔20031(云师大科研工作), 云师大学字〔20031 (学生工作) , 云师大人字〔20031(人事工作), 云师大职改字〔20031(职称工作), 云师大计字〔20031(计划财务工作), 云师大监字〔20031(监察审计工作),云师大档字〔20031号(档案工作),云师大任字〔20031号(人事任免);

3)校行政上报的20001号文件的发文字号为“云师大报字〔20001号”,4)函件字号为云师大函字〔20001,5)通知类为云师大X通字〔20031号,文字号发文字号排列在版头之下,横间隔线之上居中位置。校内行政各部门的发文字号,由校长办公室统一规定。

3、横间隔线是在发文字号之下,公文标题之上的一条红色横线,它将文头部分与行文部分隔开,使公文眉目清晰。党委系统制发的公文,其横间隔线中央有一颗红色五角星。

4、公文编号是公文的印制顺序号,标注在公文首页图文区左上角。重要的公文或涉及国家秘密的公文,要印编号:一般性的公文,则不印编号。

5、密级是公文的秘密等级。涉及国家秘密的公文均应标注秘密等级和相应的保密期限。“★”是国家秘密标识,在“★”前标密级,在“★”后标保密期限。密级和保密期限标注在公文首页图文区左上角公文编号之下。

6、紧急程度标注在公文首页图文区左上角密级和保密期限之下。内容紧急的公文,根据其紧急程度,分别注明“急”、“特急”。平件则无需注明。

7、签发人是最终审定并签署印发的领导人。上报的公文,应在公文首页横间隔线上方,发文字号右侧,标注签发人姓名,如“签发人×××”。

(三)行文部分一般由公文标题、主送单位、正文、附件标注、发文单位、成文时间和印章组成。

1、公文标题由发文单位名称、事由和文种三要素构成。在某些情况下,可省略发文单位名称或事由,也可同时省略发文单位和事由,但文种不能省略。标题文字排列要醒目、美观、科学,断句处要保持词意完整。

2、主送单位是行文的对象,是办理或答复公文的单位。主送单位根据行文的需要,确定写一个或多个。上行文在多数情况下写一个,下行普发公文写多个。主送单位一般标注在标题之下,正文之前,提行顶格书写。

3、正文是公文的核心部分。行文的原因、要达到的目的、周知的事项以及具体要求,都通过正文来表达、阐述。

4、附件标注是对附件名称和件数的说明。公文如有附件,就要在正文之后左下方注明附件名称、顺序和件数。

5、发文单位是制发公文的单位,要用全称或规范化简称,标注在公文尾部右下侧。当公文内容占满了页面,需要在另页空白纸上落款时,要在落款之前的地方用括号注明“此页无正文”,但这种情况在排印时应尽量避免。

6、成文时间一般标注在发文单位名称下面。成文时间一般要以单位领导人签发的时间为准;会议通过的公文,以会议通过的时间为准;联合行文以最后一个单位领导人的签发时间为准。

7、印章是公文生效的凭证,印章要端正、清晰地盖在发文单位和成文时间上,要求上不压正文,下要骑年盖月。临时性机构需要代章的,则应在发文单位之后用括号注明“代章”。

(四)文尾部分一般由发至范围、主题词、抄送单位和印刷版记组成。

1、发至范围是根据公文的性质和内容确定的阅读及办理范围,一般标注在成文时间左下侧,并用括号注明。

2、主题词是反映公文核心内容的规范化名词或名词性词组。主题词标注在抄送单位上方,用黑体字顶格排列。

3、抄送单位是需要协助承办或需要了解公文内容的单位。一般来说对上级单位用“抄报”;对同级和不相隶属单位用“抄送”;对下级单位用“抄发”。抄送单位标注在主题词之下,印刷版记之上。

4、印刷版记包括公文的印发单位、印发时间和印刷份数。印发单位一般是发文单位的办公部门,如:陕西师范大学党委的公文,其印发单位是党委办公室;陕西师范大学的公文,其印发单位是校长办公室。印发时间是办公部门接到定稿后开始印刷的时间,一般写成“×××年××月××日印发”。印刷份数是公文印制的总数,写成“共印×××份”。印刷版记标注在公文末页,其中印发单位和印发时间同处一行,印刷份数标注在底线右下方。

 

三、公文用纸格式

(一)公文用纸采用国际标准A4型,即长297毫米,宽210毫米。

(二)张贴性的公文,如通告、通报等公文的用纸,则根据实际需要来确定。

(三)拟搞用的稿纸,其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。

 

四、公文印装格式

(一)公文的书写、排版,一律从左至右横写、横排。书写和排版时,要在公文左侧留出2.5厘米的装订线,右侧留出2厘米空白边,上端留出3.54厘米的空白“眉头”,下端留出2.5厘米的底边。

(二)公文的书写、修改以及草拟、审核、签发,要使用蓝黑、碳素墨水或墨汁,不得使用铅笔、圆珠笔、水彩笔和纯蓝墨水、红墨水。

(三)公文的书写和排版,必须使用规范的简化汉字和法定的计量单位。

(四)公文用宋体、仿宋体、楷体和黑体字印刷。公文标题一般用黑体或宋体字;正文用宋体、仿宋体或楷体字;文中章题用黑体字。正文一般用三号或四号字排印,标题的字号要比正文的字号大一些。

(五)公文一般在左侧装订,装订可采用钉装、胶粘和线装。钉装可在公文左侧面正面平订或背脊骑马订。

 

五、公文处理程序及要求〖HT

(一)公文处理是通过相互衔接的一系列环节,完成制发、办理和管理公文所进行的全部工作,它包括发文处理和收文处理两个方面的工作。

(二)发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括:交拟→拟搞→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节。

1、交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员,它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细,要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。

2、拟搞是关系公文质量优劣的关键性环节,要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。撰稿人员完成写作任务后,要在文稿首页附上发文单,并按要求填写有关栏目。

3、审核是对公文草稿的审查核对,其主要任务就是对拟出的文稿,从内容到形式上进行总的把关。凡是以校党委或校行政名义的行文,在送交校领导审批签发之前,均应送交学校办公室进行审核,并由学校办公室送校领导签发。

4、签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿一经签发即成定稿。签发文稿要按归口签发的原则进行。一般来说,涉及全局性的文稿,或者经过会议讨论通过的文稿,由主管领导人签发;涉及某一方面问题的文稿,由主管领导人签发;一般事务性文稿,可根据授权由办公室主任代签。对于未经学校办公室审核而直接送校领导的文稿,校领导一般不应签发,防止造成文稿“倒流”。领导人在发文单上填写的签发意见要明确,要签署姓名和时间。签发完毕后,办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

5、缮印是根据领导人签发后的定稿,经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿,印制格式要规范,要力求使每一份公文的外观形式都端庄、美观、大方,同时要注意做好保密工作。

6、校对是保证公文文字准确,避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对,要正确使用校对符号并遵守使用规则。

7、用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外,其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据,要注意名称的统一,要保证印章字样的端正、清晰。

8、发文登记是对准备发出的公文进行统一记载,以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理,登记要准确。

9、分发是依照发文的范围,对印制后的公文点份、写封、拣配、装封和加封。向外发出的涉密公文除了要封口之外,还要密封。

10、投送是通过一定形式,将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全,要严格履行登记手续。涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送。

11、立卷是各单位根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文,按照它们之间的联系组成案卷。立卷要遵循公文形成的规律,保持公文之间的历史联系,便于保管、查找和利用的原则。立卷前,应参照归档范围,将需要归档的公文收集齐全。立卷要按公文的共同特征,适当照顾公文的不同保存价值组卷,并编排页号,填写卷内目录,拟写案卷标题等,经检查、装订后,向学校档案馆移交。学校档案馆负责指导立卷工作。

12、归档是将一年来立成的所有案卷移交给学校档案部门集中保管。归档要按照《云南师范大学文件材料立卷归档制度》的要求进行,并认真履行手续。归档一般在次年六月底以前完成。

13、销毁是对没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和有关领导人批准后,定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续,并由两人以上进行监销。

(三)收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

1、签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作,核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。党内文件、行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由学校办公室签收。

2、拆封是办公室工作人员特有的职责,除被授权外,其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点,如发现有出入,应立即采取措施。

3、收文登记是对收到的公文,按照一定的要求进行编号,并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目,防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后,要在公文右上角加盖收文章。

4、筛选是对收文进行鉴别和归类。通过筛选将重要的公文,分别缓急先后送领导人阅读,从而有效地减轻领导人的阅文负担,提高工作效率。

5、分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关单位或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的需要优先分发。对于不能确定承办单位的公文,应按领导的批示意见分发。

6、传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法(分传);对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法;还可以利用机要阅文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

7、拟办是办公室的负责同志对收文进行阅读后,提出初步处理意见,供领导斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要,并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。

8、批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法,明确指定承办部门或承办人,并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。

9、承办是有关单位的工作人员,根据领导的批办意见,按照来文的内容和要求,具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文,主办单位要主动牵头,做好协商工作,协办单位要积极配合。

10、催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文,根据缓急情况和承办时限的要求,对承办单位及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效,在落实上下功夫。常用的方法有:打电话、发函和登门催办、查办。

11、办复是在办理完毕后,将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文,无论上级、下级,还是平级和不相隶属单位的,都应做到件件有着落,事事有结果。办复后,承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。

12、立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。

 

六、电子公文运转规范

七、附则

(一)本规定适用于校内各单位。

(二)学校对在公文处理工作中成绩突出的单位和个人,将予以表扬和奖励;对不认真执行本规定的单位和个人,将视其情节,给予批评和处罚。

(三)本规定由校长办公室负责解释。

(四)本规定自发布之日起施行。




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